5 pasos esenciales para planificar un evento inolvidable

Organizar una celebración exitosa no es solo cuestión de suerte. Ya sea una boda, un cumpleaños, una fiesta corporativa o una ceremonia especial, planificar un evento requiere visión, estrategia y atención a los detalles.

Según el Diccionario de la Real Academia Española un evento es un “suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva”. En otras palabras, es un acontecimiento que conlleva una logística para su realización y que puede tener diversas temáticas según se requiera.

A continuación, encontrarás cinco pasos esenciales que se deben dominar al planificar un evento que deje huella en todos los asistentes.

1. Define el propósito y tipo de evento

Antes de elegir un lugar, un menú o una playlist, lo más importante es saber qué tipo de evento necesitas y qué quieres conseguir.

¿Cuál es el propósito del evento?

Como cliente debes comunicar a tu Event Planner el objetivo de la celebración que se quiere realizar, esto ayudará a optimizar recursos y conseguir la satisfacción total de las gestiones requeridas.

Para que sea más sencillo determinar el propósito del evento a planificar es fundamental hacernos las siguientes interrogantes:

• ¿Es una celebración personal o corporativa?
  

• ¿Tiene un enfoque formal, relajado o temático?
  

• ¿A quién va dirigido?
  

Una vez que tengas la respuesta a estas preguntas, será más sencillo transmitir a tu planificador de eventos lo que deseas y que te pueda asesorar de la manera correcta.

Tipos de eventos

Entre los eventos más comunes por los que los clientes suelen contratar los servicios de un Event Planner, destacan los siguientes:

Fuente: HCY Eventos & Celebraciones

Tener claro este punto facilitará cada decisión al momento de planificar un evento.

2. Establece un presupuesto realista

Una buena planificación comienza con saber cuánto se puede invertir. En HCY siempre recomendamos a nuestros clientes fijar un rango presupuestario desde el inicio para evitar sorpresas.

¿Cómo distribuir tu presupuesto?

Una forma práctica de comenzar a planificar un evento es distribuyendo los gastos por categoría. A continuación, una sugerencia básica de qué aspectos puedes tomar en consideración:

• 30% Lugar y ambientación.

• 25% Catering y bebidas.

• 15% Música y entretenimiento.

• 10% Fotografía y video.

• 10% Invitaciones y logística.

• 10% Fondo de contingencia.
  

Tener esta estructura como base te permitirá planificar un evento con un enfoque claro y sin imprevistos costosos.

Además, estos porcentajes podrán variar en función de si contamos con un espacio propio para el evento (casa, garaje, salón), del tamaño de la celebración ya que podríamos prescindir de ciertos aspectos o cambiarlos por algunos más informales.

De lo que no quedan dudas es que fijar un presupuesto al planificar un eventos es indispensable, con esto se evitarán imprevistos y se logrará una celebración satisfactoria.

3. Elige una locación adecuada y crea una atmósfera inolvidable

El lugar marca el tono del evento. Ya sea una hacienda elegante, un salón moderno o un jardín íntimo, la locación debe estar alineada con el estilo del evento.

Consejos para escoger el lugar perfecto

Al momento de elegir el lugar donde celebrarás tu evento, ten presente los siguientes puntos:

• Considera la accesibilidad para los invitados.

• Asegúrate de que el espacio tenga la capacidad adecuada.

• Pregunta sobre restricciones horarias o de sonido.

• Verifica si ofrecen mobiliario y decoración incluidos.

Recuerda hacer todas las preguntas que puedan ayudarte a saber si la locación es la adecuada para la celebración, ya que una vez se comience la logística de la misma será complicado hacer un cambio del mismo.

Detalles que hacen la diferencia

No olvides preguntar al propietario de la locación si se puede agregar algún toque adicional al lugar, ya que en algunos sitios no está permitido.

Algunos aspectos a tener en cuenta y que pueden dar un toque destacable al evento están los siguientes:

• Iluminación.

• Decoración temática.

• Estaciones de bienvenida.

• Detalles personalizados.

Al planificar un evento, la atmósfera es lo que transforma un simple encuentro en una experiencia memorable.

4. Coordina proveedores y servicios con antelación

Una buena logística es el corazón de cualquier celebración bien organizada. Desde el DJ hasta el servicio de catering, planificar un evento implica coordinar a todos los proveedores para que funcionen como un solo equipo.

En HCY trabajamos con los mejores para garantizar que cada aspecto del evento esté cuidado al máximo. Esto no solo ahorra tiempo, sino que eleva la calidad general al planificar el evento.

5. Comunica, invita y gestiona a tus invitados

La experiencia del invitado comienza desde el primer contacto. Invitar de forma clara, con suficiente anticipación y haciendo seguimiento, es clave al planificar un evento.

¿Qué tener en cuenta en la gestión de invitados?

La gestión de invitados va más allá de elaborar una lista de los asistentes, sino que abarcan puntos como los que a continuación se detallan:

• Diseña invitaciones acordes al estilo del evento: formales e informales, impresas o digitales, según el tipo de evento.

• Envía recordatorios: no es obligatorio en eventos pequeños e informales, sino que se suelen utilizar en celebraciones de mayor magnitud como congresos, bodas y más, a través de email o WhatsApp.

• Confirma asistencia para afinar la logística: pedir confirmación de asistencia te ayudará a pulir la logística del evento con un poco más de antelación, ya sea para el catering, distribución de asientos, souvenirs u otros.

• Considera alergias, restricciones alimentarias o accesibilidad: es fundamental que si tenemos un espacio con restricciones de movimiento e invitados en la misma situación lo informemos previamente, así como indicar en los diversos aperitivos los ingredientes que le componen por si se tienen asistentes con alergias u otras condiciones que puedan comprometer la salud del mismo y el buen desarrollo del evento.

Una gestión eficiente de invitados es parte esencial de planificar un evento exitoso.

Recuerda, planificar un evento no tiene por qué ser abrumador. Con una buena organización, una visión clara y el respaldo de expertos como el equipo de HCY, puedes convertir cualquier ocasión en un momento que trascienda. Lo más importante no es gastar más, sino pensar con intención cada detalle.

Ya sea que estés organizando un cumpleaños, una boda soñada, una fiesta de aniversario o una celebración empresarial, los cinco pasos que te compartimos aquí son la base para planificar un evento inolvidable. Y si necesitas ayuda, en HCY estaremos encantados de acompañarte en cada etapa del proceso.